Manuel De Procédures Administratives, Opérationnelles Et Comptables

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L’URBANISME ET HABITAT

GUICHET UNIQUE DE DELIVRANCE DE PERMIS DE CONSTRUIRE

MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, OPÉRATIONNELLES ET COMPTABLES DU GUICHET UNIQUE DE DÉLIVRANCE DU PERMIS DE CONSTRUIRE

I. INTRODUCTION

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATIF

Le manuel de procédures détaillé du Guichet unique de délivrance du Permis de Construire en République Démocratique du Congo (RDC) nécessite une approche structurée et transparente pour simplifier les démarches, réduire la corruption et accélérer le processus.

Il formalise les principales procédures administratives, opérationnelles et de contrôle qui régissent les différentes fonctions du Guichet unique de Délivrance de Permis de Construire.

Il décrit l’ensemble des opérations et les procédures de gestion administrative, financière et comptable du Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire.

Le présent manuel des procédures formalise les principales procédures administratives, opérationnelles et de contrôle qui régissent les différentes fonctions du Guichet unique de Délivrance de Permis de Construire.

Il décrit l’ensemble des opérations et les procédures de gestion administrative, financière et comptable du Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire.

L’objectif du GUPEC est de simplifier et accélérer la délivrance des permis de construire en centralisant les démarches administratives.

Les objectifs de ce manuel sont d’accompagner le GUPEC pour la réalisation de son objectif. Par conséquent il est rédigé afin de :

• Fournir un cadre formel d’exécution des activités à caractère administratif et comptable ;
• Garantir la continuité des méthodes de travail malgré les mutations et réorganisations du personnel ;
• Définir les activités de tous les Membres du Guichet unique de Délivrance de Permis de construire, Garantir un contrôle interne fiable ;
• Accroître la productivité du personnel (par l’optimisation des volumes d’informations à traiter, l’optimisation des circuits de traitement des informations et une automatisation accrue des traitements manuels) ;
• Mettre à la disposition des personnels un outil de référence opérationnel pour la gestion du GUPEC ;
• Faciliter l’interprétation de tous les supports administratifs et comptables utilisés par le Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire ;
• Établir un partage des responsabilités entre les différents acteurs.

Portée : Ce manuel s’applique à toutes les demandes de permis de construire sur le territoire de la République Démocratique du Congo.

Public cible : Promoteurs immobiliers, particuliers, entreprises, architectes, et toute personne souhaitant construire ou rénover un bâtiment.

1.1 DESCRIPTION DU CONTENU DU MANUEL

1.1.1 La Composition de la cartouche

Le manuel des procédures comporte un cartouche qui reprend les informations de base caractéristiques de la procédure. Le cartouche présente les informations suivantes :

• Le nom de l’organisation ;
• Le nom du cycle ;
• Le code du cycle ;
• La date de mise à jour ;
• Le numéro de la page de la procédure étudiée et le nombre total de pages de cette procédure ;
• La désignation de la procédure étudiée ;
• Le numéro de classement de la procédure ;
• La version.
• Les procédures sont codifiées en fonction :
• De leur nature ;
• De leur cycle de rattachement ;
• De leur ordre de traitement défini dans le sommaire des procédures.

Le système de codification se présente comme suit :

• 1er terme, donne l’aspect de la nature de la procédure on utilisera :

• « PRCA » pour procédure administrative ;
  • « PRCO » pour procédure opérationnelle et ;
  • « PRCC » pour procédure comptable.
• 2ème terme, le cycle de rattachement : X.
• 3ème terme, l’ordre de classement des sous cycles : XX.
• 4ème terme, l’ordre de classement des sous- sous cycles : X

1.1.2 La Description détaillée de la procédure

Cette description détaillée apporte les précisions suivantes pour chaque étape de la procédure :

• Le poste qui traite l’étape ;
• La nature des travaux et des contrôles réalisés par chaque intervenant ;
• La description détaillée des Procédures effectuées ;
• La composition précise des dossiers envoyés à l’intervenant suivant la procédure ;
• Le classement et la ventilation des documents supports.

1.1.3 Les diagrammes de flux

Le diagramme de flux reprend schématiquement les étapes de la procédure. Il donne une vue d’ensemble de la circulation de l’information et des documents entre les acteurs qui participent à la réalisation des Procédures.

1.2 LES PRINCIPES D’ACTUALISATION DU MANUEL

Le manuel des procédures est un document susceptible d’être actualisé au fur et à mesure de l’évolution des activités du GUPEC pour les meilleures pratiques nationales ainsi que internationales.

1.2.1 La Mise à jour du Manuel

La Mise à jour de Manuel des procédures doit faire l’objet d’une note technique du Guichet Unique de Délivrance de Construire.

Une numérotation appropriée des notes de service relatives à l’actualisation du manuel doit permettre d’en suivre l’exhaustivité.

La liste des types de procédures et des cycles d’opérations ne peut faire l’objet d’actualisation qu’à titre exceptionnel. Par contre, des ajouts éventuels peuvent être opérés concernant les procédures au sein de chaque cycle.

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

Des changements dans l’organisation ou les activités du GUPEC suivant les décisions des autorités ;

 Les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;

 Des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des procédures lui incombant. L’actualisation nécessite :

– La modification du sommaire des procédures du cycle concerné si nécessaire ;

– L’insertion de la nouvelle procédure ou sa version actualisée ;

– La mise à jour des fichiers figurant dans le manuel des procédures.

1.3 LA DIFFUSION

Le manuel des procédures doit être édité autant d’exemplaires suivant le nombre d’acteurs dans les processus. Doivent disposer du manuel de procédures en un exemplaire complet les personnes ci-après :

• Les Membres du Conseil d’Administration ;
• Le Directeur Général et son adjoint ;
• Les Directeurs ;
• Les chefs de service ;
• Les chefs des bureaux.

1.4 LES PRINCIPES DE CONSERVATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Le manuel des procédures doit être accessible et disponible à chaque les fois qu’un intervenant aura besoin de s’informer sur les procédures d’exécution.

1.4.1 Les principes d’archivage

Comme noté précédemment, chaque Département de la Direction Générale doit disposer d’au moins un exemplaire complet du manuel. Les versions remplacées lors d’éventuelles actualisations doivent être conservées dans un classeur spécifique en cas de contrôle ou de recherche sur des opérations anciennes effectuées dans le cadre des procédures antérieures.

1.4.2 Les principes de consultation

Le manuel doit être facilement accessible aux acteurs du processus, aux dirigeants du GUPEC, aux représentants du personnel et aux différents contrôleurs externes.

1.4.3 La version électronique

Le manuel existe également sous forme de support informatique en version non modifiable (format PDF ou Word verrouillé). Il doit être installé sur le disque dur des Directeurs et des destinataires de la diffusion du format papier cités au point 3.2,

La version électronique verrouillée est mise à la disposition des différents Chefs de Départements du GUPEC. Le manuel est stocké en interne dans un répertoire spécifique du disque dur qui contiendra tous les fichiers relatifs à ce document. Le répertoire est structuré comme le manuel des procédures afin de faciliter l’accès à l’information et la mise à jour du document. Chaque fichier comporte le nom de la procédure auquel il se rapporte. 6

II. PRESENTATION DU GUPEC

2 PRESENTATION DU GUICHET UNIQUE DE DELIVRANCE DE PERMIS DE CONSTRUIRE

Le GUPEC est un établissement public à caractère administratif doté de la personnalité juridique et de l’Autonomie de Gestion, issu de la réforme institutionnelle au sein du Ministère de l’Urbanisme et Habitat.

2.1 Historique

Le processus d’obtention de Permis de Construire jadis sous la gestion de l’Administration de l’Urbanisme et Habitat était entaché de plusieurs irrégularités à savoir :

• La complaisance dans le traitement des dossiers de demande des Permis de Construire ;
• Les constructions anarchiques et les érosions à travers le Pays ;
• Les tracasseries administratives auprès des assujettis ;
• Les occupations anarchiques dans des zones non aedificandi ;
• La corruption et la concussion ;
• La multiplicité des points de perception avec différents taux de taxe de bâtisse ;
• La spoliation des immeubles relevant du domaine privé de l’Etat ;
• La sous taxation.

Ainsi, la création du Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire est la solution à tous les abus énumérés ci-dessus afin de permettre à l’Etat Congolais de d’avoir aussi une bonne cotation dans le climat des affaires.

2.2 La Création du GUPEC

Est créé par le Décret n°22/21 du 24 Mai 2022 portant Création, Organisation et Fonctionnement d’un Etablissement Public dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire « GUPEC » en sigle signé par son Excellence Monsieur le Premier Ministre, Chef du gouvernement.

2.3 Le Fonctionnement du GUPEC

Pour mieux assurer le fonctionnement optimal du GUPEC, Son Excellence Monsieur le Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme et Habitat à signer :

– L’Arrêté Ministériel n°0058/CAB/MINETAT/MIN-UH/2022 du 13 juin 2022 portant mesures d’exécution du Décret n°22/21 du 24 mai 2022

Portant Création, Organisation et Fonctionnement d’un Etablissement Public dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire ;

– La Note Circulaire N°313/CAB/MINETAT/MIN-UH/MUK/VLS/2022 du 28/10/2022, à l’attention de Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de Province, relative à l’opérationnalisation du Guichet Unique de Permis de Construire en République Démocratique du Congo.

– La Note Circulaire N° 0098/CAB/MINETAT/MIN-UH/JKK/2023 du 29/05/2023, à l’attention de Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de Province, des Chefs des Divisions Urbaines et Provinciales de l’Urbanisme, des Agents et Cadres de l’Administration de l’Urbanisme et Habitat et des Promoteurs Immobiliers en République Démocratique du Congo.

2.4 L’Opérationnalité du GUPEC

Le GUPEC est opérationnel en date du 20 Avril 2023, après la remise et reprise avec le Secrétariat Général à l’Urbanisme et Habitat.

Le GUPEC est opérationnel dans la Ville de Kinshasa ainsi que les 6 provinces pilotes à savoir : Haut-Katanga ; Lualaba ; Ituri ; Kongo-Central ; Kasaï-Central et Kasaï-Oriental.

2.5 Les Mandataires du GUPEC

En date du 30 juin 2023 : La promulgation de l’Ordonnance Présidentielle n°23/097 du 30 juin 2023 portant nomination des membres du Conseil d’Administration et de la Direction Générale d’un établissement public dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire de son Excellence Monsieur le Président de la République, Chef de l’Etat.

C’est l’Ordonnance Présidentielle nommant les tout premiers mandataires du GUPEC.

2.6 Les Missions

Dans les conditions prévues dans les Lois et règlements en vigueur en République Démocratique du Congo, le GUPEC exerce sur toute l’étendue du territoire national, les missions relatives à la Délivrance de Permis de Construire.

Hormis la mission régalienne consistant à la mobilisation et maximisation de recettes due au Trésor Public. Le GUPEC étant un établissement public issu de la réforme gouvernementale au sein du Ministère de l’Urbanisme et Habitat a 9

Également pour mission lui assignée à l’occurrence : la numérisation du processus de la Délivrance de Permis de Construire.

C’est dans cette perceptive que le Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire œuvre pour le bon fonctionnement de cette réforme gouvernementale en aspirant à l’émergence de la numérisation qui en principe favorisera la transparence, la célérité dans le traitement des dossiers, la redevabilité ainsi que la traçabilité des taxes dues au trésor public.

2.7 Structure organisationnelle.

2.7.1 Les Structures du GUPEC

Conformément au Décret n°22/21 du 24 mai 2022, le GUPEC est constitué des structures suivantes :

– Le Conseil d’Administration ;

– La Direction Générale ;

– Le Collège des Commissaires aux Comptes.

2.7.2 Les Structures étatiques et les Services externe

Les structures étatiques et les Services intervenants au sein du GUPEC sont les suivants :

• Ministère de l’Environnement ;
• Ministère des Affaires Foncières ;
• Ministère des Infrastructures et Travaux Publics ;
• L’Administration de l’Urbanisme et Habitat ;
• Ministère de l’Hydraulique et de l’Electricité ;
• La SNEL ;
• La REGIDESO ;
• L’OVD ;
• L’Ordre National des Architecte, ONA en sigle ;
• L’Ordre National des Ingénieurs Civil en sigle ONICIV ;
• L’Ordre des Urbanistes ;
• L’Ordre des Ingénieurs Topographes, Ingénieurs en Bâtiment et Travaux Publics ;

2.7.3 Les Textes légaux et règlementaires.

Les textes légaux et règlementaires en vigueur du GUPEC sont :

– L’Ordonnance n˚23/097 du 30 juin 2023 portant nomination des membres du conseil d’administration et de la Direction Générale d’un établissement public Dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire en sigle GUPEC de son Excellence Monsieur le Président de la République, Chef de l’Etat ;

– Le Décret n˚22/21 du 24 mai 2022 portant création, organisation et fonctionnement d’un Etablissement public dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire en République Démocratique du Congo, en sigle GUPEC de son Excellence Monsieur le Premier Ministre, Chef du Gouvernement ;

– L’Arrêté Ministériel n˚058/CAB/MIN.ETAT/MIN-UH/2022 du 13 juin 2022 portant mesures d’exécution du Décret n˚22/21 du 24 mai 2022 portant création, organisation et fonctionnement d’un Etablissement public dénommé Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire en République Démocratique du Congo, en sigle GUPEC de Son Excellence Monsieur le Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme et Habitat ;

– La Note circulaire n˚313CAB/MIN.ETAT/MIN-UH/MUK/VLS/2022 portant l’opérationnalisation du Guichet Unique de Délivrance de Permis de Construire en RDC de son Excellence Monsieur le Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme et Habitat ;

– La Note circulaire n˚0098 CAB/MIN.ETAT/MIN.UH/JKK/2023 du 29 mai 2023 portant Interdiction de réceptionner ou de traiter un dossier de demande de permis de construire ou démolition, Interdiction de délivrer les permis de construire ou de démolition, Interdiction d’utiliser un Permis de Construire ou de démolition obtenu en dehors du GUPEC de son

Excellence Monsieur le Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme et Habitat.

III. CYCLE COURRIER

3 CYCLE 01 : GESTION DU COURRIER

La gestion du courrier constitue un maillon indispensable dans le bon fonctionnement d’une organisation.

Objectif du cycle du courrier

Il consiste à décrire les modalités de réception et d’expédition de courrier d’une part et d’autre part aussi que de décrire les modalités de réception courrier électronique (des e-mails).

But du contrôle interne

Les procédures en vigueur au sein du GUPEC lors de la gestion du courrier doivent donner les garanties que :

Le Secrétariat du GUPEC soit doté de deux (2) registres :

1. Le Registre « ARRIVEE ou ENTRANT »

2. Le Registre « DEPART ou SORTANT ».

Tout courrier en circulation pour information devra faire l’objet d’un retour au Secrétariat pour classement.

Tout courrier revêtant une importance particulière doit avant attribution pour traitement faire l’objet de copie pour mise en circulation et pour information à niveau approprié.

Sommaire du cycle N˚	Sous-Cycle
PRCA 1.01.0	Réception des courriers
PRCA 1.02.0	Expédition des courriers
PRCA 1.03.0	Réception des e-mails